Nyhedsbrev December 2004
Opgør med tidsoptimismen!
Vi står over for 2 store udfordringer:
HASTER-fælden og TIDS-fælden.
Alting haster i dag. Opgaverne skal løses hurtigere, den
forventede svartid på e-mails og telefonopkald bliver kortere, vi
skal have svar på vores forespørgsler her og nu. Vi skal have mest
muligt fra hånden, og gerne så hurtigt som muligt.
Samtidig efterspørger vi mere tid til at nå det hele. I vores
jagt på at effektivisere og spare tid og på at nå det hele - for vi
vil jo gerne udnytte alle mulighederne og ikke gå glip af noget -
så skruer vi på alle knapperne og vrider tiden mest muligt. Men er
det mere tid, vi har brug for?
Tidsoptimismen
På et af mine kurser introducerede en deltager begrebet
"Tidsoptimisme". Vi bliver ofte så optimistiske på vores egne
vegne: "Med lidt god vilje, stram planlægning, uden for mange
afbrydelser og ingen pauser, så kan jeg lige nå det
hele!".
Ting tager tid
Når vi bliver for optimistiske, hvad angår vores tid og ressourcer,
eller når opgavemængden vokser sig urealistisk stor, begynder vi at
planlægge stramt og arbejde med små marginer. Men ting tager tid.
Hvis opgaver og møder er presset sammen i en i forvejen fyldt
kalender, skal der ikke mange uforudsete ting eller afbrydelser
til, før planlægningen vælter som et korthus. En stram
planlægning bliver derfor ofte en stressfaktor.
De fleste af os sætter møder og deadlines i kalenderen, men hvad
med tid til selve opgaverne? Og hvad med:
• Tid til forberedelse, opfølgning og evaluering af
møderne?
• Tid til uforudsete ting, forsinkelser, afbrydelser?
• Tid til udvikling?
• Tid til afslapning?
Mennesker tager tid
Hvis kaffepauser med kollegerne, møder med medarbejderne
eller deltagelse i netværk begynder at føles som tidsrøvere, er det
måske en god anledning til at stoppe op og spørge dig selv, om du
arbejder med for små marginer.
Indfør Tidsrealisme
Sammenlign mængden af opgaver med den tid og de
ressourcer, du har til rådighed. Er det realistisk? Kig også på
fritiden. Er der balance mellem alle de ting, du gerne vil nå -
eller synes du bør nå - og tiden til rådighed? Hvad er vigtigst at
bruge tid på, og hvad kan du sige nej til?
Undgå at planlægge 100% af din tid. Ved at arbejde med fleksibel
planlægning kan du minimere følelsen af altid at hænge i en
klokkestreng og være bagud med opgaverne. Ved at lægge lidt ekstra
luft eller buffer-tid ind i kalenderen undgår du, at uforudsete
opgaver og afbrydelser vælter hele planlægningen.
Trine Kolding, Tid & Tanke