Nyhedsbrev April 2006

Kan det overhovedet betale sig at planlægge?

Jeg er netop vendt tilbage til arbejde efter 8 måneders barsel med tvillinger. Selv om tiden var knap med to livlige drenge, blev der alligevel tid lidt refleksion. Det slog mig, at der faktisk ikke er så stor forskel på at få hverdagen med tvillinge-babyer til at hænge sammen og at være på arbejde. Der er masser af haste-opgaver i løbet af dagen, afbrydelser og uforudsete ting. Nogen eller noget der kræver din opmærksomhed nu og her.

For nylig bad en journalist fra bladet Vi forældre mig beskrive, hvordan jeg brugte mine egne værktøjer under min barsel. Hun spurgte samtidig, om det overhovedet kan lade sig gøre at planlægge, når man har små børn. JA, det kan det, og min erfaring er, at planlægning altid betaler sig!

Uanset om det er livet i en småbørnsfamilie eller en travl dag på kontoret, handler det grundlæggende om 3 ting: Struktur, planlægning og forebyggelse. Begge verdener rummer en høj grad af uforudsigelighed - og heldigvis for det! Forestil dig, at du vågnede op til den samme dag igen og igen. Udfordringen ligger i at håndtere det uventede i stedet for at lade sig overrumple.

Gennem struktur og systematisering af de kendte opgaver, skaber du en ramme, som giver det nødvendige overblik og samtidig luft og overskud til de ikke-planlagte opgaver. Naturligvis kan du ikke forudsige, præcis hvornår en afbrydelse eller ny opgave vil dukke op, men ved at tænke en større grad af fleksibilitet ind i den ofte stramme hverdag, undgår du at lade dig styre af alle de ikke-planlagte ting.

Ved at planlægge og afsætte tid til opgaverne giver du dig selv en realistisk mulighed for at vurdere, hvad du rent faktisk har tid til, og hvad du må sige nej til. Sidst, men ikke mindst, handler det om at tænke forebyggende. Hvad kan du gøre allerede nu, så du undgår, det går hen og bliver en haste-opgave eller endda brandslukning?

En japansk undersøgelse omkring planlægning i produktionsvirksomheder viser, at for hvert minut virksomhederne bruger på at planlægge, sparer de 4 minutter i udførelsestid! Se, det er da værd at tage med i sine overvejelser, hvis man ikke tror på, at planlægning betaler sig.

Trine Kolding, Tid & Tanke