Ja, du kan træne din koncentrationsevne!
Undersøgelser viser, at effektiviteten reduceres med op til 50
procent, når vi multitasker. Tænk blot på en gennemsnitlig dag på
kontoret, hvor du hele tiden skifter mellem telefonopkald,
besvarelse af mails, forstyrrelser fra kolleger eller kunder, egne
tanker og ting, du skal huske, som jævnligt popper op i hukommelsen
... Vores hjerne har med god grund svært ved at fokusere på en ting
ad gangen - den er ganske enkelt helt ude af træning!
Siden starten af december har jeg haft rig lejlighed til teste
min egen dagsform, når det handler om at arbejde koncentreret. Den
31. januar har jeg nemlig deadline på manuskriptet til min nye bog
Den effektive leder - succes med en 40 timers arbejdsuge.
Ifølge det tidsbudget, jeg naturligvis har lagt, har jeg seks en
halv uge, når juleferie og øvrige arbejdsopgaver er trukket fra,
til at skrive 250 sider. Det er et pænt antal færdigredigerede
sider om dagen, og jeg kan godt afsløre, at der ikke er plads til
overspringshandlinger og dårlige dage i tidsplanen! Derfor er denne
arbejdsproces også en interessant anledning til at teste mine egne
værktøjer til håndtering af overspringshandlinger og
udskydelsesadfærd.
Den foreløbige konklusion er, at jo længere perioder jeg
arbejder på denne fokuserede måde, jo nemmere bliver det at
fastholde koncentrationen, jo hurtigere kan jeg komme ind i en
tilstand af 100 procent koncentration, og jo mere effektiv er jeg.
Lad mig give et eksempel:
To slags dage
Der er to typer af arbejdsdage, der forløber meget
forskelligt.
1) De dage, hvor jeg starter med at fjerne alle
fristelser:
- Rydder skrivebordet for andre opgaver, noter, telefon etc.
- Tømmer hovedet for ting, jeg skal huske og sætter tid af til
dem i kalenderen
- Undgår at åbne mailprogrammet
- Sørger for at have drikkevarer og snacks inden for rækkevidde,
så jeg ikke bliver nødt til at gå ned i køkkenet med jævne
mellemrum og på vejen falder over andre spændende ting
Jeg starter med en klar plan for, hvad jeg skal nå i dag, og jeg
har alt, hvad jeg skal bruge inden for rækkevidde - og kun det!
2) De dage, hvor jeg gør det
modsatte:
- Hvor jeg lige skal tjekke mail, inden jeg går i gang og ender
med at besvare dem
- Hvor jeg er lidt træt og synes, jeg har brug for meget hyppige
pauser, der som regel resulterer i, at jeg ender med at surfe på
nettet, ringe til folk, jeg ikke har talt med i lang tid, og derfor
bliver samtalens længde også derefter etc.
- Og hvor jeg ender med i en lind strøm at skifte mellem at
skrive manuskript, besvare mails, og foretage telefonopkald
Da mine mål er meget konkrete - jeg ved præcist, hvor mange
anslag jeg skal nå pr. dag for holde kadencen - kan jeg også med
meget stor tydelighed aflæse effekten af de to måder at arbejde på.
Erfaringen viser nu, at jeg med dag 1-modellen når at blive færdig
med de 15.000 anslag ca. en time, før jeg skal hente børn. Her har
jeg altså tid til at besvare mails og telefonopkald i slutningen af
dagen. Dag 2-modellen giver på de værste dage et resultat på blot
7.500 anslag, fra jeg starter om morgenen, til jeg henter børn. Det
betyder, at aftenen må tages i brug.
Mit fuldstændig uvidenskabelige forsøg understøtter altså
føromtalte undersøgelse af multitasking, der dokumenterede op til
50 procents effektivitetsforringelser. I tillæg kan jeg fortælle,
at jeg er langt mindre træt efter en fokuseret dag, hvor jeg har
koncentreret mig om at gøre én ting ad gangen. Samtidig kan jeg se,
at kvaliteten af arbejdet er bedre på disse dage. Jeg tænker ganske
enkelt bedre og kan hurtigere overskue stoffet.
Jeg er helt klar over, at denne arbejdsform ikke er direkte
applikérbar i storkontoret eller på en almindelig dag på kontoret.
Men lidt har altid ret, så tænk i stedet i lidt mindre skridt:
Hvordan kan du indarbejde mindre sekvenser af
uforstyrret tid i din hverdag?
Jeg garanterer, at du sparer tid og bliver mere effektiv.