Trin-for-trin guide til planlægning, der holder!

Sidder du også tit med opgaver, der skulle have været færdige eller har deadline lige om lidt? Tænker du ind imellem, at planlægning er spild af tid, fordi den alligevel aldrig holder? Bare rolig! Du er langt fra den eneste, og der er håb forude. Løsningen er tidsrealistisk planlægning, og i dette nyhedsbrev får du en trin-for-trin guide samt konkrete værktøjer til at planlægge din tid og opgaver, så du rent faktisk når det, du skal, og når det til tiden.

Trin 1: Tidsanalysen. Find ud af, hvor planlægningen ikke holder!

Når jeg planlægger sammen med mine kunder, slår det mig ofte hvor lidt fleksibel og uplanlagt tid, de har til rådighed. Mange møder ligger lige efter hinanden uden tanke for, at der skal være mulighed for at komme fra det ene møde til det andet. Forberedelsen af mødet ligger, hvis der overhovedet er afsat tid til den, ofte lige før selve mødet finder sted. Ofte bliver vedkommende afbrudt eller skal tage stilling til en hastesag, så forberedelsen ender med at blive sparsom eller ikke-eksisterende. Alt for mange planer og projekter strander eller ender med overskredne deadlines på grund af manglende fleksibilitet.

I min seneste bog "Den effektive leder" identificerer jeg ti særtræk, der går igen hos de 20 medvirkende ledere, der alle når deres lederjob inden for en ugentlig arbejdstid på max. 40 timer. Tidsrealisme er et meget tydeligt karakteristika ved de effektive ledere. Og netop denne evne til at vurdere tiden og opgaverne realistisk er alfa og omega, hvis du vil lave en plan, der holder.

Her er nogle vigtige spørgsmål, der kan hjælpe dig med at finde ud af, hvorfor din hidtige planlægning ikke holder:

• Er du tidsoptimist?
• Er dine omgivelser tidsoptimister?
• Hvor stor en andel af din arbejdsdag går med uforudsete opgaver og henvendelser?
• Hvor stor en andel er arbejdsdagen planlægger du?
• Har du afsat nok til alt det uforudsete (ad hoc-opgaver, afbrydelser, telefonopkald, mails etc)?
• Hvor meget buffertid har du brug for dagligt for at kunne imødekomme det uforudsete og samtidig sikre en vis tilgængelighed?
• Hvor meget luft skal kalenderen indeholde på uge- og månedsbasis for, at du kan sikre den nødvendige fleksibilitet?

Er du i tvivl, kan du udvælge et par repræsentative dage og lave en mini-tidsanalyse. Det tager ikke lang tid! Du skal blot notere, hvad du planlægger at lave de pågældende dage og herefter, hvad du rent faktisk brugte tid på. Du kan downloade skemaet i menuen til venstre. Med tidsregistreringerne kan du nu se, om:

• Du når det planlagte
• Hvor stor overensstemmelsen eller uoverensstemmelsen er mellem det planlagte og det, du reelt brugte tiden på
• Hvor meget tid du rent faktisk bruger på ikke-planlagte opgaver
• Og dermed også hvor meget tid du med fordel bør sætte af  hver dag til selvsamme
• Og på den måde lægge en tidsrealistisk plan med tid til det ikke-planlagte, som jo også er en del af jobbet

I bogen "Førstehjælp til travle medarbejdere" fortæller jeg om 40 procent-reglen, som er særlig relevant i denne sammenhæng. Tidsstudier viser nemlig, at op mod 40 procent af arbejdstiden går med ikke-planlagte aktiviteter (afbrydelser, ad hoc-opgaver, forespørgsler, telefonopkald, spontane møder etc.). Det er næsten halvdelen af arbejdsdagen! Tjek lige din tidsregistrering eller dine daglige to do-lister. Hvis du slet ikke har kalkuleret med afbrydelser og uforudsete ting, så prøv at lægge 40 procent af tiden oveni. Hvordan går det nu med tidsrealismen?

De fleste af os planlægger langt flere opgaver end tiden tillader. En god huskeregel er derfor, at du max. bør planlægge 60 procent af din tid.

Du kan læse meget mere om De tre tidstyper®, finde ud af, hvilken tidstype du er, og få tips til at optimere din planlægning her

Trin 2: Lav et tidsbudget

Tv-programmet Luksusfælden hjælper folk med at få deres økonomi tilbage på sporet. Her får man indblik i, hvordan et ekstremt overforbrug har kastet de medvirkende direkte i en kæmpe gældsfælde. Når værterne viser, hvor mange penge er gået til regnskabsposterne for husleje, mad, diverse osv., er det tydeligt for enhver, hvorfor der nu er et gigantisk underskud. Det kan vi måske smile lidt overbærende af og tænke, at så galt står det trods alt ikke til hjemme hos os.

Men har du egentlig styr på dit tidsbudget? Mange af os laver nemlig gevaldige periodevise overtræk på tidskontoen. Specielt når vi har sagt ja til for mange ting, har for mange urealistiske deadlines eller ikke har fået lagt en tidsrealistisk plan.

Hvor meget tid har du egentlig at gøre godt med? Og hvor mange opgaver har du på din to do-liste? Her kan du downloade et tidsbudget med instruktioner om, hvordan du udfylder det. I tidsbudgettet finder du et eksempel på, hvordan det kan udfyldes. Brug dine egne overskrifter/navne på opgaver og aktiviteter. Prøv nu at estimere tiden til dine faste arbejdsopgaver. Hvor meget tid er nu tilbage på bundlinien? Har du forresten husket buffertiden? Hvor meget tid er nu tilbage på bundlinien?

Med et tidsbudget kan du sort på hvidt se, hvor meget du har at gøre godt med. Især er det en god øvelse for tidsoptimisterne. Men jeg kan godt afsløre, at selv tidsrealisterne bliver overraskede over, hvor vigtigt det er at skærpe sit fokus på tidsforbruget.

Vil du teste tidsrealismen i privatlivet? Her finder du et tidsbudget til børnefamilier

Vil du læse mere om tidsbudgetter? I bogen "Få styr på tiden" er kapitel 7 dedikeret til emnet.

Trin 3: Tidsrealistiske to do-lister

Download skema til tidsrealistiske to do-lister i menuen til venstre.

Første skridt: Hvornår er deadline?

Både din prioritering og planlægning samt ambitionsniveau for løsning af opgaven afhænger af, hvornår du skal være færdig. Dan dig et hurtigt overblik over opgaverne ved at sætte deadlines på. Nu kan du gå videre med din to do-liste.

Næste skridt: Tidsestimering

Hvor lang tid skal du bruge på opgaven? Er det en større opgave, kan du med fordel bryde den ned i mindre dele, så du får et realistisk overblik over, hvor meget opgaven kræver af dig samt hvornår, du skal være færdig med delopgaverne. For at træne din tidsrealisme er det i starten en god idé at notere, hvor lang tid du reelt brugte på opgaven. Ligesom med budgetopfølgning er du nødt til at vide, om dine estimater holder. For tidsestimering er grundstenen i din planlægning. Du skal vide, hvor lang tid en opgaver tager, og hvornår den skal være færdig.

Næste skridt: Ambitionsniveau

Vælg en skala for dit ambitionsniveau, så du nemt og hurtigt kan indikere over for dig selv, hvor mange ressourcer du skal bruge på den pågældende opgave. Fx:

Dette skridt er især brugbart for perfektionister.

Næste skridt: Prioritering

Hvad er vigtigst at nå i dag/i denne uge afhængig af, om du arbejder med daglige eller ugentlige to do-lister? Hjernen arbejder bedst, når målene er klare. Når hjernen ved, hvad den skal fokusere på og arbejde hen imod, arbejder du automatisk mere målrettet og effektivt. Bonus oveni er, at du reducerer sandsynligheden for at lave overspringshandlinger!

Nu er du klar til at kaste dig over opgaverne!

PS! Specielt til de større eller mere langsigtede opgaver, er det en rigtig god idé at planlægge dem og sætte tid af i din kalender til udførelse af de enkelte opgaver. En deadline i kalenderen siger sjældent særlig meget om, hvor meget tid du reelt skal bruge til at udføre opgaven. Derfor er tidsrealistisk planlægning din garanti for, at du når i mål.

Trin 4: Tag dig tid

En af de vigtigste huskeregler inden for planlægning er: Tag dig tid. Du får den aldrig! En hyppig indvendig mod at planlægge er, at det tager tid, og at planen sjældent holder.

Ja, det tager tid. Men det er intet imod, hvad du skal bruge af tid på feberredninger, fordi du atter er ved at misse en deadline. Eller hvad du kommer til at bruge af tid på igen og igen at forsøge at danne dig et overblik over dine opgaver på grund af manglende struktur og planlægning. Produktivitetsundersøgelser dokumenterer, at du reducerer udførelsestiden betragteligt, når du har taget dig tid til at planlægge. Så alt i alt er der masser af tid at spare ved at investere tid i planlægning.

Og husk på, at hvis du ikke selv tager dig tid til at løse de vigtige opgaver i god tid, tid til forberedelse og udvikling, tid til dig selv, tid til motion etc., så skal andre helt sikkert finde noget, du kan bruge din tid på. Så hvad vælger du: At være tidsstyret eller tidsstyrer?

Vil du læse mere om, hvordan du bliver en tidsstyrer? Abonnenter på nyhedsbrevet modtager et gratis kapitel fra "Den effektive leder" om at være tidsstyrer. Hvis du ikke er tilmeldt eller ikke har modtaget kapitlet, kan du tilmelde dig nederst til venstre.

Rigtig god fornøjelse med planlægningen!

Mange hilsener,
Trine