Nyhedsbrev til ledere og medarbejdere – April 2010
Om afbrydelser, overspringshandlinger og tips til at genvinde dit fokus
Mulighed for at træne din koncentrationsmuskel – book et kursus her:
Din effektive arbejdsdag
Book foredrag om afbrydelser og overspringshandlinger:
Har du et øjeblik?
Rasmus arbejder i et større rådgivningsfirma og er født i midten af 1980’erne. Han tilhører Mobilgenerationen og fik sin første mobiltelefon i 4. klasse. Siden har den været en fast del af hans liv døgnet rundt. Rasmus har bedt om en coachingsamtale for at blive mere effektiv og fokuseret. Vi finder hurtigt ud af, at den høje grad af tilgængelighed overfor omgivelserne er et godt sted at starte.
Jobbet kræver, at kunder og kolleger nemt og hurtigt kan få fat på ham. Den høje grad af tilgængelighed betyder mange afbrydelser og gør det svært at bevare koncentrationen i dagligdagen. Desuden er han ganske enkelt ikke vant til at arbejde fokuseret i længere perioder ad gangen. Mobilgenerationen er nemlig vant til at være online 24/7 og zappe imellem opgaverne.
Mobilgenerationen og fremtidens arbejdsformer
Der er god grund til at rette opmærksomheden mod Rasmus og resten af hans generation, for de kommer til at få stor betydning for fremtidens arbejdsformer. De har nogle åbenlyse og attraktive kompetencer i form af:
- Forandringsvanthed
- Teknologitryghed
- Evnen til at jonglere mange opgaver ad gangen
- Vanen med at håndtere hyppige afbrydelser i form af mails, telefoner, sms’er etc.
Imidlertid har denne arbejdsform også en række konsekvenser. To af de ulemper, jeg oftest møder i mit daglige arbejde med effektivitet i organisationer, er:
1) Vanskeligheder ved at fastholde fokus og koncentration
2) Øget tendens til overspringshandlinger
Mange afbrydelser svækker koncentrationsmusklen og skaber overspringshandlinger
Koncentration er ligesom en muskel, der skal trænes og vedligeholdes. Hvis du vænner dig til at arbejde i korte sekvenser med mange afbrydelser, vil din hjerne hurtigt tilpasse sig denne arbejdsform, og derfor vil din evne til at fastholde en koncentreret tilstand i længere tid svækkes. Din koncentrationsmuskel bliver stille og roligt slap!
Når hjernen vænner sig til hyppige skift mellem opgaver og små fragmenter af koncentration, stiger mængden af overspringshandlinger som regel også. Prøv at lægge mærke til, hvad der sker, næste gang du giver dig selv mulighed for at arbejde uforstyrret og fokuseret. Er du vant til et afbrydelsesrigt miljø, vil du højst sandsynligt begynde selv at skabe afbrydelser for at genskabe de trygge og vante rammer. Sagt med andre ord: Din hjerne forstår ikke, hvorfor der pludselig er så stille og går nu i gang med at “skabe noget støj”. Resultatet er, at det eftertragtede arbejdsflow bliver spoleret af tankemylder, trang til at hente kaffe, snakke med kolleger, pludselige indfald og mailcheckeri.
Sådan træner du koncentrationsmusklen
Høje grader af tilgængelighed og vanen med hyppige afbrydelser svækker koncentrationsmusklen og reducerer effektiviteten. Det er dårligt nyt for Mobilgenerationen og de mange storkontorer! Slappe muskler kan imidlertid genoptrænes, og det gælder heldigvis også for koncentrationsevnen. Hvis du vil øge fokus og effektivitet, må du i gang med træningen:
1) Start med at finde ud af, hvordan du kan skabe perioder med uforstyrret tid. Afsæt ikke hele dage eller mange
timer ad gangen – det svarer til at løbe maraton uden forudgående træning! Tænk i små og især realistiske
skridt: Hvad passer til din dagligdag og jobfunktion? Skal kunderne kunne få fat i dig relativt hurtigt,
fungerer det ikke at være offline i flere dage.
2) Lidt har altid ret. Er du vant til at være meget tilgængelig, kan uforstyrrede sekvenser af 15-30 min. være
rigeligt udfordrende for din hjerne i starten.
3) Giv dig selv de bedste træningsbetingelser: Sluk eller læg i det mindste mobiltelefonen væk, luk
mailprogrammet (nye mails er en hyppig kilde til afbrydelser), find et uforstyrret sted, hvis det er muligt.
4) Fortæl dine omgivelser, at du har brug for at arbejde koncentreret med en opgave. Andre kan ikke se, du
har behov for koncentreret tid.
5) Ryd skrivebordet for bunker og post its: Visuelt rod forstyrrer fokus og reducerer effektiviteten betydeligt.
Spar tid og skru op for kvaliteten
Et par af de åbenlyse fordele ved at reducere tilgængeligheden og styrke koncentrationen er:
- Du forkorter udførelsestiden for den enkelte opgave – du sparer altså en del tid!
- Resultatet bliver bedre – kvaliteten af arbejdet øges, når hjernen får lov til at fokusere på én ting ad gangen
- Du bliver bedre og bedre til hurtigt at komme ind i en koncentreret arbejdstilstand. Altså endnu en gang: Du sparer tid!
Mål: Offline i en hel time ad gangen
Tilbage til Rasmus, som er en typisk repræsentant for Mobilgenerationen, hvor de er vant til at svare tilbage på sms’er inden for få minutter. Har man ikke svaret inden 5-10 min., udløser det hurtigt en ny sms: “Hvorfor har du ikke svaret?”.
Et af hans arbejdspunkter er, at han i forbindelse med sit deltidsstudie vil være offline en hel time ad gangen og i stedet koncentrere sig 100 % om forelæsningerne. Efter hver lektion er 10 min. pauser, hvor relationerne så kan plejes via sms etc. Han er ikke i tvivl om, at det bliver hårdt, og at “tilgængeligheds-abstinenserne” vil dukke op. Men han har motivationen til at gøre det, så koncentrationsmusklen igen kan blive veltrænet. Endnu en motivation er, at han kan se frem til at spare tid og øge sin indlæring, når hjernen får lov at koncentrere sig om en ting ad gangen.
Koncentrationstræning er ikke kun for “de unge”!
For ældre generationer kan det lyde helt vildt, at en time uden mobiltelefon er en kæmpe udfordring… Men sådan ser virkeligheden altså ud for en stor del af denne generation. Og selv om du måske ikke er fra midt ’80-erne, kan du sikkert nikke genkendende til stigende krav om tilgængelighed og vanskeligheder ved at holde fokus i dagligdagen.
Jeg kan allerede nu mærke tydelig stigning i behovet for kurser om håndtering af afbrydelser og overspringshandlinger. Dels fordi vi er blevet vant til og har skabt nogle forventninger om at være ekstremt tilgængelige, dels fordi indretningen i mange kontormiljøer opfordrer til talrige afbrydelser. Og det har altså konsekvenser for effektiviteten.
Hvis du også har brug for at føle dig effektiv, levere god kvalitet og ønsker mange af de dage, hvor arbejdsglæden og tilfredsheden er i top, kan jeg kun opfordre dig til at komme i gang med at træne din koncentrationsmuskel.
God træningslyst!
