I dette nyhedsbrev vil jeg præsentere dig for et simpelt, men meget effektfuldt værktøj, som jeg selv bruger hver dag: Forventningstrekanten.
Forventninger er et område, hvor vi kan arbejde målrettet med at skabe større effektivitet. Når vi skal løse en opgave, stor eller lille, er netop afstemning af forventninger ofte et uafklaret område. Manglende afstemning af forventninger skaber forvirring, uklarhed og som regel en uhensigtsmæssig anvendelse af ressourcer.
Egne og andres forventninger
Vi har selv nogle forventninger i forhold til, hvordan vi ønsker at bruge vores tid, hvordan og hvor hurtigt opgaver skal løses, deadlines etc. Samtidig har vores omgivelser en lang række af forventninger, som måske eller måske ikke matcher vores egne. Endelig er der virkeligheden, nemlig hvad kan reelt lade sig gøre?
Tid, ressourcer og kvalitet
For at afstemme forventningerne er det nødvendigt at sammenligne egne og omgivelsernes forventninger samt at sikre, at det nu også kan lade sig gøre. Det er vigtigt at kigge på den tid og de ressourcer, du har til rådighed. Hvilken kvalitet ønsker du, og hvilke forventninger har omgivelserne? Endelig spiller tidsfaktoren en afgørende rolle. Det vil sige, hvilke deadlines er udstukket. Her vil du hurtigt se, om planen er realistisk. For eksempel er det ikke sikkert, at meget korte deadlines hænger sammen med en høj kvalitet i opgaveløsningen. Eller måske har du ikke de fornødne ressourcer til rådighed i den pågældende periode, fordi din tid er booket til andre opgaver eller projekter.
Uddybende oplysninger om opgaven
Der er mange faktorer, der spiller ind, og det gælder om at få klarlagt dem alle. Derfor er det en god idé at f å uddybende oplysninger om opgaven:
- Hvad består den af?
- Hvad er omfanget?
- Hvad er deadline?
- Hvor lang tid skal du regne med at bruge?
- Krav til kvalitet?
- Hvilke ressourcer er til rådighed, er der f.eks. nogen til at hjælpe dig?
Bed om tid til at overveje dit svar
- Hvem siger, du skal udføre hele opgaven? Måske kan du nøjes med at udføre dele af den?
- Er du den rette person i forhold til kompetencer, ressourcer etc.?
- Tænk kreativt – er der andre, der kan varetage opgaven bedre?
Der er masser af tid at spare, hvis vi investerer lidt tid i at afstemme forventningerne. Mit yndlingseksempel stammer fra et af mine kurser, hvor en ingeniør fortalte om en rapport, hans chef havde bedt ham udarbejde. Ingeniøren var vant til at skrive lange, fyldestgørende rapporter, så i hans verden skulle en rapport af høj kvalitet have et omfang på mindst 50 og gerne 100 sider. Samtidig var han perfektionistisk anlagt, så han brugte flere uger på opgaven og måtte endda bede om udsættelse på grund af tidsnød. Endelig kunne han stolt forelægge den endelige resultat for chefen, som blev rasende over forsinkelsen, det store tidsforbrug samt den omfangsrige rapport. I hans verden var en kvalitetsrapport nemlig kort og præcis – max. 10 sider!
Her kunne 10 min. snak om forventninger have sparet mange timer og mange ærgrelser.
God fornøjelse med værktøjet.
Mange hilsener, Trine