Nyhedsbrev December 2004
Opgør med tidsoptimismen!
Vi står over for 2 store udfordringer: HASTER-fælden og TIDS-fælden.
Alting haster i dag. Opgaverne skal løses hurtigere, den forventede svartid på e-mails og telefonopkald bliver kortere, vi skal have svar på vores forespørgsler her og nu. Vi skal have mest muligt fra hånden, og gerne så hurtigt som muligt.
Samtidig efterspørger vi mere tid til at nå det hele. I vores jagt på at effektivisere og spare tid og på at nå det hele – for vi vil jo gerne udnytte alle mulighederne og ikke gå glip af noget – så skruer vi på alle knapperne og vrider tiden mest muligt. Men er det mere tid, vi har brug for?
Tidsoptimismen
På et af mine kurser introducerede en deltager begrebet “Tidsoptimisme”. Vi bliver ofte så optimistiske på vores egne vegne: “Med lidt god vilje, stram planlægning, uden for mange afbrydelser og ingen pauser, så kan jeg lige nå det hele!”.
Ting tager tid
Når vi bliver for optimistiske, hvad angår vores tid og ressourcer, eller når opgavemængden vokser sig urealistisk stor, begynder vi at planlægge stramt og arbejde med små marginer. Men ting tager tid. Hvis opgaver og møder er presset sammen i en i forvejen fyldt kalender, skal der ikke mange uforudsete ting eller afbrydelser til, før planlægningen vælter som et korthus. En stram planlægning bliver derfor ofte en stressfaktor.
De fleste af os sætter møder og deadlines i kalenderen, men hvad med tid til selve opgaverne? Og hvad med:
• Tid til forberedelse, opfølgning og evaluering af møderne?
• Tid til uforudsete ting, forsinkelser, afbrydelser?
• Tid til udvikling?
• Tid til afslapning?
Mennesker tager tid
Hvis kaffepauser med kollegerne, møder med medarbejderne eller deltagelse i netværk begynder at føles som tidsrøvere, er det måske en god anledning til at stoppe op og spørge dig selv, om du arbejder med for små marginer.
Indfør Tidsrealisme
Sammenlign mængden af opgaver med den tid og de ressourcer, du har til rådighed. Er det realistisk? Kig også på fritiden. Er der balance mellem alle de ting, du gerne vil nå – eller synes du bør nå – og tiden til rådighed? Hvad er vigtigst at bruge tid på, og hvad kan du sige nej til?
Undgå at planlægge 100% af din tid. Ved at arbejde med fleksibel planlægning kan du minimere følelsen af altid at hænge i en klokkestreng og være bagud med opgaverne. Ved at lægge lidt ekstra luft eller buffer-tid ind i kalenderen undgår du, at uforudsete opgaver og afbrydelser vælter hele planlægningen.
Trine Kolding, Tid & Tanke