Inspiration til storrumskontoret: Interview med Nordea om aktivitetsbaseret indretning

Mange elsker at hade storrumskontorer. Af gode grunde, for de rummer en masse paradokser.
Nogle mennesker foretrækker, at der er aktivitet og snak omkring dem. De får energi, og de bliver irriterede over regler, der forhindrer dem i at tale. Andre bliver distraherede og trætte i hovedet af at skulle forholde sig til støj og mange mennesker. Atter andre har tidspunkter i løbet af arbejdsdagen, hvor de foretrækker ro og koncentration, mens de selv på andre tidspunkter bidrager til liv og glade dage. Hver især er alle typer af medarbejdere uden tvivl en kæmpe gevinst for virksomheden. De arbejder bare bedst på forskellige måder i forskellige miljøer. Så hvordan i alverden skaber man lige en arbejdsplads, der tilgodeser alles behov?

En kompleks situation med mange for og imod’er
Videndeling med kollegerne! Vi har hørt det klassiske argumentet for de åbne kontorlandskaber før. Et andet argument, der ikke så ofte bliver italesat, er økonomi. Det er uden tvivl billigere, når mange mennesker sidder tæt sammen. Som nævnt skal vi jo heller ikke glemme de, der faktisk trives i et dynamisk og socialt miljø! Imod storrummet taler alle afbrydelserne, og det er præcis dén indvending, jeg bliver mødt af igen og igen, når jeg underviser rundt om i landet. En undersøgelse fra Ugebrevet A4 lavet af Analyse Danmark viser, at omkring 60 procent af medarbejderne oplever afbrydelser og koncentrationsbesvær, og at 35 procent derfor begår fejl i deres arbejde. Hvor er effektiviteten set fra arbejdsgiverens synspunkt, hvis ’den effektive og optimale’ kontorindretning medfører en forringet produktivitet og effektivitet?

Aktivitetsbaseret indretning hos Nordea
Jeg er konstant på udkig efter nye måder at håndtere velkendte problematikker på, og derfor var det nærliggende at tale med Nordea. Flere i mit netværk har nemlig peget på Nordea som en af de organisationer, der har arbejdet målrettet med at skabe et arbejdsmiljø, der tilgodeser den enkelte medarbejders behov i storrumskontoret. Derfor ringede jeg til arbejdsmiljøchef Marianne Bach for at høre, hvad de helt præcist har gjort, og hvordan det fungerer i praksis:

”Vi kalder det Nordea Unlimited, og det er udtryk for Nordeas Way of working. Beslutningen om den aktivitetsbaserede indretning er truffet centralt, da man byggede nye hovedkontorer i Norden. Hovedkontoret i København blev indviet i 2017, men vi har arbejdet med planerne for det aktivitetsbaserede arbejde siden 2013 og har løbende indført dette i vores forskellige hovedkontorsfunktioner siden 2015. Kontorerne skal afspejle og understøtte den måde, vi arbejder på, og formen er i høj grad aktivitetsbaseret. I det klassiske storrumskontor sidder mange mennesker i samme lokale på faste pladser. Vores nye hovedkontor er også storrumskontor, men med free seating.” Marianne Bach forklarer, at det i praksis vil sige, at hver afdeling har et dedikeret område, hvor de hører til: En hjemmezone. Inden for den enkelte hjemmezone kan man imidlertid frit sætte sig alt efter, hvad der passer bedst til dagens aktiviteter og opgaver. Konceptet byder nemlig på en variation af lokationer og faciliteter alt efter, om man har brug for fordybelse, sparring, formelle eller uformelle møder, telefonmøder osv.

Fire grundlæggende muligheder for free seating

• Almindelig skrivebordsplads (med pligt til at rydde op efter sig, når man forlader pladsen.
• Borde til videndeling med kolleger (fx møder, projektarbejde)
• Stillezoner, hvor man kan være afskærmet (ligesom bibliotekets læsesale)
• Touch Points (hvis man har møder hele dagen, behøver man ikke at okkupere et skrivebord. I stedet kan man benytte disse Touch Points, når man skal håndtere mails, mødes kort med en kollega etc.)

Derudover kan man booke mødelokaler til længerevarende møder, og der er opsat telefonbokse til telefonmøder. Boksene er lydisolerede, så man ikke forstyrrer sine kolleger og samtidig har mulighed for samtaler af fortrolig karakter. Rundt omkring findes kaffe-/tekøkkener med mulighed for at mødes uformelt og socialt. Der er endvidere mulighed for at arbejde hjemmefra. Endelig har hver medarbejder et personligt skab, hvor pc, tastatur mm. bor, når man ikke er på arbejde.

Indretningen inviterer til mere bevægelse
Free seating skaber mere bevægelse end i det typiske storrumskontor. Den grundlæggende tanke er, at medarbejderne tager ansvar for dem selv og deres kolleger: Hvor giver det mening, at jeg placerer mig lige nu? Både i forhold til mig selv og mine kolleger. ”Indretningen kalder ganske enkelt på, at man bevæger sig, og set ud fra et ergonomisk og fysisk perspektiv er det helt i top. Men det kræver, at du selv udnytter den fleksibilitet og de muligheder, der er”, understreger Marianne Bach.

Fleksibiliteten giver mindre støj og færre afbrydelser
At medarbejderne nu placerer sig i forhold til hvilken aktivitet, de skal i gang med, har også medført færre afbrydelser og et mindre støjniveau. Faciliteterne byder på forskellige muligheder for at tage hensyn både til sine omgivelser og til sine egne behov for fokus og koncentration: ”Jeg kan nemmere samarbejde på kryds og tværs, fordi jeg ikke er bundet til et bestemt skrivebord. Og hvis en taler højt, kan jeg jo bare flytte mig. Vi har ganske enkelt muligheden for at flytte os i forhold til aktiviteter og behov”, lyder konklusionen fra arbejdsmiljøchefen.

Er der mon et skrivebord til mig?
På et tidspunkt løb rygtet, at der ikke var pladser nok til alle medarbejderne, fortæller Marianne Bach. At man skulle møde virkelig tidligt for at være sikret et sted at sidde: ”Vi har lavet en masse undersøgelser, inden domicilet blev bygget, for at finde ud af, hvor mange pladser der var brug for. Undersøgelserne er baseret på flere års optælling af belægningsgraden, når der kalkuleres med møder, sygdom, ferier osv. Med en belægningsgrad på 80 procent er der plads til alle. Og det har vist sig at holde stik.”

Særlige hensyn
Free seating betyder, at du ikke er sikret det samme skrivebord hver dag. Dog tages der hensyn til særlige behov, hvis man fx har et syns- eller hørehandicap, hvor placering af arbejdsplads har konkret betydning for den enkelte. Her er det naturligvis muligt at få en fast plads.

Hvad med økonomien?
Ifølge Marianne Bach er den aktivitetsbaserede indretning ikke dyrere end et traditionelt storrumskontor: ”Antallet af borde og stole er jo det samme. Der er blot tale om en anderledes indretning af rummene.”

Det tager tid at forberede
”Man skal ikke undervurdere, at det tager tid at forberede medarbejderne på nye måder at indrette sig på. Vi har talt meget om, hvad det kommer til at betyde, og hvordan vi skulle gøre det”, siger Marianne og fortæller videre, at der var modstand mod konceptet i starten. Ikke alle var lige begejstrede, især ikke ved tanken om ikke at have et fast skrivebord: ”Det er vigtigt også at sætte ord på modstanden. Hvad handler den om? Selv om du ikke har dit eget skrivebord, kan du sagtens sætte dig ved det samme bord hver dag, forudsat det ikke er optaget. Bare du sørger for at rydde op efter dig, når dagen er omme. I dag er folk faktisk rigtig glade for konceptet og tilbagemeldingerne er, at medarbejderne trives helt fantastisk.”

Oplæg til storrumssnak, som alle medarbejdere kan finde på Nordeas Intranet om storrumskultur:

• Gå hen til hinanden, når I skal tale sammen – samtaler skal ikke foregå på tværs af lokalet
• Undgå højlydt samtale og forstyrrende adfærd, dette gælder også når du går til frokost – så undgår du at forstyrre andre kolleger i lokalet, som fortsat arbejder
• Sæt dig ned og tal normalt – lad være at hæve stemmen
• Mobiltelefoner skal være lydløse
• Taler du i mobiltelefon eller benytter trådløst headset, skal du enten blive ved din plads eller forlade lokalet – lad være med at gå rundt og tal i telefon mellem dine kolleger
• Hvis telefonen ringer hos en person, som ikke er der – så tag den
• Møder afholdes i mødelokale – ikke rundt om din plads
• Møder afholdt i mødelokale stopper inden du forlader mødelokalet, så undgår du at forstyrre de kolleger der sidder udenfor mødelokalet

Inspiration til dig og dine kolleger
I behøver ikke at bygge nyt hovedkontor for at drage nytte af nogle af de fordele, nyhedsbrevet skitserer. Mindre kan bestemt også gøre det. Forhåbentlig kan dette nyhedsbrev give dig og dine kolleger inspiration til, hvordan I bedst kan indrette jer. Både når det gælder den fysiske indretning, placering i rummet, muligheder for afskærmning og steder at gå hen. Men også i forhold til den adfærd I har indbyrdes på kontoret og i organisationen.

Ved du reelt, hvad dine kolleger tænker?
For nylig underviste jeg indkøbsafdelingen i en større grossistvirksomhed. Vi talte en del om afbrydelser, støj og antagelser. Sidstnævnte som udtryk for det, vi antager, at andre mennesker mener, tænker, har brug for mv. En af øvelserne gik ud på at drøfte med de nærmeste kolleger, hvordan de bedst kunne hjælpe sig selv og hinanden til at skabe gode arbejdsbetingelser og koncentration. I en lille gruppe indledte to kolleger øvelsen med at spørge den tredje kollega: ”Generer det dig egentlig, når vi kommer ind på dit kontor for at holde kaffepause?” Et ganske simpelt spørgsmål. Eller snarere et genialt spørgsmål. For de to medarbejdere havde bare antaget, at deres kollega syntes, det var hyggeligt at blive involveret i kaffepausen. De gjorde det faktisk for at skabe et fælles socialt rum. Men i virkeligheden vidste de jo ikke, om kollegaen i stedet oplevede deres pause som en generende afbrydelse. Heldigvis var kollegaen glad for at være en del af pausen, så de kunne fortsætte, som de plejede. Men det var godt, de spurgte!

Sidste råd
Derfor må det afsluttende råd være: Husk løbende at tale med hinanden om, hvilke behov I har, hvordan I oplever, at hverdagen fungerer, og hvordan I bedst tager hensyn til hinanden!

Bedste hilsener, Trine.