Det lyder næsten for godt til at være sandt, men hos CTR blev det til virkelighed, da de gennem fire måneder testede fælles fordybelsestid. Målet var enkelt: At skabe bedre muligheder for koncentration, kvalitet og trivsel. Meget tyder på, at eksperimentet virkede.
Tilgængelighed er et grundvilkår i de fleste job. Samtidig har størstedelen af os opgaver, der kræver, at vi kan fordybe os, og det er en daglig opgave at finde en god balance. Forskning viser nemlig tydeligt, at vi løser fokusopgaver hurtigere og med større kvalitet, når vi ikke skal skifte fokus hele tiden. Derfor betaler det sig at finde ud af, hvordan vi kan skabe gode arbejdsbetingelser for såvel hjernen som for opgaveløsningen.
Kursus om arbejdsvaner satte gang i eksperiment
Hos CTR I/S, der leverer fjernvarme til 340.000 husstande i hovedstadsområdet, er gode arbejdsvilkår ikke bare noget, de taler om. De sætter i allerhøjeste grad også handling bag ordene. På et kursus om gode arbejdsvaner talte vi om de mange fordele ved fordybelse, gode arbejdsbetingelser og hjernepauser. Herefter gik ledelsen og samarbejdsudvalget i gang med at undersøge, hvordan de kunne skabe fælles tid og rum til de koncentrationskrævende opgaver.
Lad os afprøve fordybelsestid
Jeg anbefaler altid at betragte nye arbejdsvaner som et eksperiment. Vi tester noget i en periode med muligheden for at justere undervejs. Til slut evaluerer vi og vurderer effekten: Virker det? Hvis ikke, kan vi altid gå tilbage til det, vi plejer at gøre. Men vi ved ikke, om noget virker, før vi har prøvet det.
Formålet og den positive intention
Både før, undervejs og efter introduktionen af nye tiltag er det vigtigt, at formålet og den positive intention er klar og tydelig for alle. Her er CTRs introduktion af fordybelsestid:
”Formålet med at afprøve ½ dags mødefri fordybelsestid om ugen er at give bedre mulighed for at arbejde med opgaver, som kræver koncentration og fokus. Ved at aftale et fælles tidsrum kan vi dels sætte forstyrrelser og afbrydelser på pause og dels sikre, at der er et sammenhængende tidsrum, som ikke bliver fyldt op med møder.”
Den vigtige forberedelse: Hvad er rammerne?
Med formål og intentioner på plads er næste skridt at kigge på rammerne. Hvordan skal fordybelsestid se ud hos os, og hvordan vil vi gribe det an i praksis? CTR er gået grundigt til værks og har indhentet erfaringer fra andre organisationer, der har indført fordybelsestid, og fået gode input til at skabe de bedst mulige rammer for eksperimentet. På den baggrund har CTR valgt at lægge fordybelsestiden morgen/formiddag, hvor det er nemmest for flertallet at koncentrere sig. Valget er desuden faldet på mandag, så der er mulighed for at starte ugen med nogle af de vigtige og fokuskrævende opgaver.
Konkret køreplan: Hvad gør vi med…?
Herefter har de tænkt alle scenarier igennem og lavet en køreplan, der tager højde for spørgsmål som:
🤳📨Hvad gør vi med e-mails og telefoner, når vi har fokustid?
❓Hvordan forholder vi os til mødeindkaldelser i fokustiden?
🙋Må man forstyrre en kollega med spørgsmål undervejs?
🚨Hvad gør vi i afdelinger med krav om rådighed/vagtaftaler?
Samtidig er de mest centrale eksterne samarbejdspartnere blevet informeret om fordybelsesprojektet, så de ved, hvorfor CTR har mødefri hver mandag.
På den måde er fokustid et fælles anliggende og ikke op til den enkelte medarbejder at finde ud af, hvordan man forholder sig i forskellige situationer.
I køreplanen kan medarbejderne også finde:
- Gode råd til den enkeltes fordybelsestid: fx at planlægge, hvilke opgaver man vil løse i tidsrummet, huske de vigtige pauser, slå notifikationer fra
- Oversigt med forslag til typer af opgaver, der egner sig godt til fordybelsestid
Makkerskab hjælper med at holde fokus og pauser
De fleste af os er bedre til at overholde med andre end med os selv. I prøveperioden har medarbejderne derfor dannet makkerskab med en kollega. Som makkere fortæller man hinanden, hvad man har planlagt at lave i fordybelsestiden samt, hvornår man vil holde pauser undervejs. Flere har valgt at fastholde makkerskabet efter den fire måneder lange prøveperiode.
Evaluering og effekt
Inden og efter forsøget, svarede medarbejderne på disse tre spørgsmål:
Overordnet set kan jeg nå at løse min arbejdsopgaver inden for den normerede arbejdstid
Inden forsøget svarede 30 procent, at de ikke kunne nå at løse opgaverne inden for normeret arbejdstid. Efter forsøget var dette tal faldet til 14 procent.
Jeg forventer, at fordybelsestid vil være overordnet godt for min opgaveløsning i nærmeste fremtid
Inden forsøget svarede 42 procent, at fordybelsestid vil være godt for opgaveløsningen. Efter forsøget var dette tal steget til 60 procent.
Jeg forventer, at fordybelsestid vil være overordnet godt for min trivsel i nærmeste fremtid
Inden forsøget svarede 43 procent, at de var meget enige i, at fordybelsestid vil være godt for trivslen. Efter forsøget var dette tal steget til 68 procent.
Konklusionen er, at med få undtagelser har medarbejderne været meget positive over forsøget og udbyttet af at have sammenhængende tid til at fordybe sig. Derfor har CTR valgt at gøre fordybelsestiden hver mandag kl. 8.30-11.30 permanent.
Fordybelsestiden er kommet for at blive
Fokus kommer sjældent af sig selv i en travl arbejdsdag. Hos CTR blev løsningen at skabe tid og rammer til fordybelse i fællesskabet. Når fokus bliver et fælles ansvar frem for et individuelt projekt, kan selv små ændringer gøre en stor forskel for både kvalitet, effektivitet og trivsel.
Måske ligger noget af fremtidens arbejdsliv ikke i at arbejde hurtigere, men i at få lov til at arbejde mere koncentreret.
Arbejder I med fokus- eller fordybelsestid på din arbejdsplads?
Hvis ikke, er det måske værd at lave et eksperiment?
Mange hilsener, Trine
