Trine skriver fast for TimeLog om tidsstyring og tidsregistrering.
Her kan du læse det 7. 
indlæg.
Læs de tidligere indlæg her
I vores iver efter at levere topkvalitet til kunder, kolleger, chef eller samarbejdspartnere kan vi bruge uforholdsmæssigt mange ressourcer på en opgave og ende med at overlevere, dvs. levere 120 procent i stedet for de 100 eller 80 procent, modtageren reelt havde brug for.
At være kvalitetsbevidst er godt, men alt med måde. Perfektionister er kendetegnede ved, at de ikke accepterer fejl, og de ønsker, at opgaven udføres perfekt. Der findes mange grader af perfektionisme, og for nogles vedkommende gælder perfektionismen kun for udvalgte typer af arbejdsopgaver. Perfektionister bruger ofte unødig meget tid på at efterleve en kvalitetsstandard, de selv har sat.
Groft sagt kan man sige, at resultatet sjældent står mål med den store indsats. Samtidig bemærkes det ekstraordinære resultat ofte slet ikke af omgivelserne. Derimod lægger de mærke til tidsforbruget, som unægtelig kan blive stort. En perfektionistisk logistikkonsulent fortalte, at hans chef var begyndt at afstemme kvalitetsforventningerne på denne måde:
”Du skal ikke levere mere end 80 % denne gang”. Sommetider brugte de også den gamle 13-skala: ”Dette er en 11-tals opgave, eller denne gang er det fint nok med et 8-tal.”
Ret smart, fordi konsulenten syntes, han skulle levere mindst 120 % hver gang. Der er altså meget tid at spare ved at afstemme forventningerne til både os selv og de mennesker, vi arbejder for eller sammen med: Hvad er der reelt brug for?
Vær også opmærksom på, at perfektionisme ofte kan føre til udskydelsesadfærd. En opgave der skal løses til et 13-tal, kan nemt blive uoverskuelig og alt for tidskrævende at gå i gang med, og så ender man nemt ud med at bruge mere tid på at lave overspringshandlinger i stedet for blot at gå i gang og få den løst.
Er du selv lidt af en perfektionistisk, kan du benytte dig af nogle af disse tips:
- Hav klare regler for opgaveløsning
- Afstem forventninger med opgavestiller/chef/kunde/kollega
- Hvad er målet – maksimal kvalitet eller hastighed?
- Afsæt et afgrænset tidsrum til opgaven
- Begynd med grove skitser
- Vær ærlig – er det virkelig en forbedring eller blot unødvendig forfining?
- Forvent ikke det samme af andre, som du forventer af dig selv
- Fejl er muligheder for at lære noget nyt
- Lær at skelne mellem, hvornår noget skal udføres til et 12-tal, og hvornår det bare skal gøres
- Perfektionisme er ofte spild af tid
- Er det virkelig nødvendigt, eller kunne du i stedet bruge tid på en kvadrant 2-opgave?
- Sæt uret! Et meget effektivt værktøj til at udfordre sin indre perfektionist: Beslut på forhånd, hvor lang tid du vil bruge på den pågældende opgave. Når tiden er gået, ER det godt nok.
Kort sagt: Find ud af, hvad modtageren egentlig har brug for. Gør samtidig op med dig selv: Hvornår er det godt nok? Hvor mange ekstra ressourcer er du villig til at investere? Står resultatet mål med indsatsen?
For nogle perfektionister hjælper det at fokusere på, hvad de får ud af at stoppe med at perfektionere en opgave. Fx mere tid til andre opgaver, kunne gå hjem tidligere, tid til pauser i løbet af dagen osv.
I øvrigt behøver du ikke bekymre dig om, hvorvidt du leverer dårlig kvalitet – jeg har endnu ikke oplevet en perfektionist, der leverer ringe kvalitet!