Når man underviser i effektivitet, er det uundgåeligt at møde modstand undervejs. På et nyligt kursus
spurgte jeg deltagerne, hvilke associationer ordet ’effektivitet’ frembragte hos dem. Prompte lavede en af dem bræklyde! Det er sjældent, jeg møder den type reaktion, men faktisk er det rarest, når folk er ærlige.
For det giver mulighed for en ligefrem dialog omkring det tema, vi skal bruge resten af dagen på. Den pågældende kursist forbandt effektivitet med nedskæringer og forringet kvalitet, og som underviser var hendes fokus på relationer og på, at de studerende fik størst muligt udbytte af undervisningen. Derfor gav det ikke mening for hende at tale om effektivitet og at skulle ’nå mere på kortere tid’. Jeg forstår hende fuldt ud! Faktisk synes jeg, at det er en sund reaktion. Effektivitet bør ikke handle om at løbe stærkere og presse citronen yderligere.
Effektivitet er et krav
Lad os være ærlige: Vi kommer ikke uden om, at der er krav til effektivitet på alle arbejdspladser, og at der forekommer nedskæringer. Men når vi taler om effektivitet,
skal det give mening i den kontekst, vi arbejder i. Jeg ynder at kalde effektivitet for et pseudobegreb, fordi der ikke findes en endegyldig definition af ordet, som vi alle kan være enige om. For nogle handler effektivitet om at få mest muligt fra hånden på kortest mulig tid. For andre er det centralt at skabe værdi. For atter andre er tallet på bundlinjen udtryk for, hvor effektiv man har været. I mit perspektiv er det at være effektiv:
At bruge sin tid på det rigtige, på den rigtige måde og med en bæredygtig balance mellem krav og ressourcer
Selv med denne definition er vi stadig nødt til at tale om, hvad vi hver især forstår ved de enkelte begreber, hvis vi skal kunne arbejde med effektivitet. Vi bruger tiden på det rigtige, når vi arbejder henimod klare og konkrete mål. Når vores arbejdsfunktion og opgaver er veldefinerede, og vi ved hvem i teamet, der gør hvad, har vi de bedste forudsætninger for at prioritere, så vi investerer vores tid, hvor den skaber størst effekt eller mest værdi.
På den rigtige måde er, at vi hverken over- eller underpræsterer. I praksis kræver det, at vi ved, hvad der efterspørges af dem, vi leverer ydelser eller produkter til. Og at vi arbejder på en måde, hvor vi undgår spildtid, men stadig har tid til at levere kvalitet i arbejdet.
Og bæredygtig balance mellem krav og ressourcer betyder, at vi skal finde en realistisk og fornuftig balance mellem krav og ressourcer. Vi skal se på tid, som vi ser på et budget: Er der overensstemmelse mellem udgifter og indtægter? Virkeligheden i de fleste organisationer er, at der er flere opgaver, end tiden tillader. Uanset hvor gode vi er til at styre tiden, kan vi ikke planlægge os ud af for mange krav og opgaver. Naturligvis kan vi i travle perioder presse ressourcerne og arbejde hurtigere og mere. Men kun i kortere tid. Ingen kan holde til konstant at køre i højt tempo uden restitution.
Men det er jo blot min definition og min forståelse af begreberne. Hvis den skal kunne bruges til noget i en fælles henseende, kræver det, at mine kolleger og jeg er enige om, hvordan vi fortolker det rigtige, på den rigtige måde og bæredygtig balance mellem krav og ressourcer.
Derfor er vigtige spørgsmål, når vi skal arbejde med effektivitet på arbejdspladsen:
- Hvorfor skal vi arbejde med effektivitet?
- Hvad er effektivitet hos os?
- Hvad skal effektiviteten bruges til?
Find motivationen for at arbejde med effektivitet
Hvis du/I skal i gang med en effektiviseringsproces, er det vigtigt at finde frem til motivationen. Tid er en mangelvare for de fleste af os, så du kan med fordel gøre tiden til en motivationsfaktor. Her er de to vigtigste spørgsmål, du og dine medarbejdere eller kolleger skal svare på for at komme godt fra start.
- Hvad får vi ud af at gå i gang med denne effektiviseringsproces?
- Hvad skal den øgede effektivitet bruges til?
De fleste ledere og medarbejdere er ikke i tvivl om, hvad der motiverer dem i en travl hverdag, når vi taler om effektivitet. De skal kunne se og mærke, at noget bliver nemmere, og at de får frigivet tid til nogle af de opgaver, de ikke når i dagligdagen. Det kunne være overskud til kollegial sparring, tid til fordybelse, tid til pauser og meget andet.
Hvad savner du tid til?
Overvej, hvad du savner tid til i løbet af arbejdsdagen. Bed også dine medarbejdere eller kolleger overveje spørgsmålet. Jo mere konkret I kan svare, jo bedre. Svarene på dette spørgsmål er grundlaget for de flestes motivation for at deltage helhjertet i effektiviseringsprocessen. Hvis I sammen kan finde noget tid til det, I savner tid til i hverdagen, vil det uden tvivl også have effekt på arbejdsglæden.
Lederkursus: Skal du og dit team være effektive sammen i 2020?
Sammen med min kollega Jytte Hollender har jeg udviklet et målrettet lederkursus, der hjælper dig til at få styr på, hvordan du og dit team bliver effektive sammen og skaber både tid, motivation og arbejdsglæde.
Kurset ”Effektive sammen i teamet” giver dig genvejen til succes. Du investerer en enkelt dag og får de bedste tips og konkrete værktøjer til at skabe fælles effektivitet. Når kurset er omme, ved du præcist, hvad du skal gøre. Du ved, hvad dine egne styrker og udfordringer er i forhold til den proces, du skal igennem, og du har en klar handlingsplan.
Hvis du ønsker at få indsigter og værktøjer serveret på et sølvfad og have en klar køreplan, er dette endags kursus et must for dig.
Dato, sted og pris
Kurset afholdes tirsdag den 21. april 2020 kl. 9-16.00 på Comwell Roskilde og koster kr. 6.500,- + moms.
Se programmet og tilmeld dig her