Vi bruger tit mere tid på at lave overspringshandlinger og have dårlig samvittighed over ikke at gøre de ting, vi burde, end det ville tage bare at gå i gang og blive færdig.
En kvindelig deltager på et af mine kurser fortalte, at hun hver dag, når hun fodrede børnenes udendørskaniner, ærgrede sig over, at hun ikke bare fik skiftet buret med det samme, når nu hun alligevel var derude. Af hygiejnehensyn bør det skiftes en gang om ugen, og hver eneste dag martrede hun sig selv hele vejen ud til buret og tilbage igen med, at nu burde hun også få det gjort. Hun vidste, at lettelsen og selvtilfredsheden ville være stor, når buret var skiftet. Men det var bare så svært at komme i gang. Skyld med skyld på og masser af unødig tid, hvor hun diskuterede med sig selv. En dag besluttede hun at tage tid på, hvor længe det reelt tog at skifte buret. Fire minutter! Altså fire minutter – 240 sekunder – én gang om ugen, mine damer og herrer. Efter den aha-oplevelse skiftede hun altid buret, så snart det trængte. Alt andet ville være spild tid. (Og her kunne så skrives et helt nyhedsbrev om, hvordan vi får børnene til selv at passe deres pligter og kaniner, men det er ikke emnet for i dag.)
Jeg har en bekendelse: Dette nyhedsbrev har været længe undervejs. Dels har jeg haft rygende travlt på den gode måde med kurser og foredrag i hele landet. Jeg elsker at undervise, men sørger også for at sige nej tak, når bægeret er fuldt. Dels har jeg prioriteret familien højt. Mine to drenge har særlige behov og med folkeskolereformens længere skoledage, har de ind imellem brug for at kunne gå direkte hjem fra skole. Så når både virksomhedsdriften og familien står højt på prioritetslisten, har der selvsagt ikke været meget overskydende tid til nyhedsbreve og anden form for udviklingsarbejde.
Sådan må det være ind i mellem, men situationen er umådelig klassisk: Den daglige drift og hasteopgaverne overtrumfer som regel alt andet, så udvikling, strategi, refleksion, ideudvikling mm. må vente, til vi ”får tid”. Men tiden kommer ikke bare sådan til os. Tid til udvikling er noget, man skaber og tager sig.
Kan du genkende ovenstående, så læs med her og få inspiration til, hvordan du kommer i gang med opgaverne, du ellers aldrig har tid til:
Trin 1 – vær ærlig
Vurdér bunken af ”Opgaver, der venter på, at du får tid”: Hvilke er de vigtigste? Og hvilke ved du inderst inde godt, at du aldrig kommer i gang med? Det er typisk dem, der sorterer under ”Det kunne være rigtig spændende en dag at…”. Vær ærlig over for dig selv, og giv slip på de gode intentioner og den dårlige samvittighed.
Trin 2 – vær realistisk
Tidsoptimisme er en af vores største udfordringer i en travl hverdag. Vi glemmer ganske enkelt, at ting tager tid. Og når vi endelig sætter tid af til at løse en opgave, tror vi, den kan løses på et øjeblik. Nogle mennesker oplever det omvendte problem: Opgaven vokser og vokser i deres hoved og ender med at antage gigantiske og fuldkommen uoverskuelige dimensioner. Denne variant skaber i sig selv overspringshandlinger:
- ”Hvornår skal jeg nogen sinde finde tid til at lave opgaven?”
- ”Jeg har ikke en gang tid til at gå i gang!”
- ”Det kan ikke betale sig at gå i gang, for jeg bliver alligevel altid afbrudt”
- ”Jeg kigger på den i aften” (og her er de fleste af os som regel for trætte, så i stedet lover vi os selv at gøre det i weekenden)
- Tilføj selv flere…
Hvis du har vanskeligt ved at vurdere og tidsestimere opgaven eller projektet, kan du benytte dig af følgende to strategier:
1. Bryd opgaven ned i mindre, overkommelige bidder. Det er langt nemmere at tidsestimere delelementerne og herefter lægge
tiderne sammen. Opgaver i mindre bidder er også langt nemmere at planlægge og skabe tid til i dagligdagen: Et skridt ad
gangen.
2. Spørg dine omgivelser til råds. Med stor sandsynlighed har andre omkring løst lignende opgaver tidligere. Eller spørg
opgavestilleren: ”Hvor lang tid regner du med, at jeg skal bruge?”.
Trin 3 Planlæg og sæt tid af til opgaveløsning
Forbavsende få sætter tid af til opgaveløsning i deres kalender. Hovedreglen er, at vi booker tid til møder og skriver konkrete deadlines ind i kalenderen. Men tiden til at forberede mødet, følge op, transport, hvis det er ud af huset, samt alle de opgaver og aktiviteter, der knytter sig til en deadline, er ikke så ofte at finde i vores planlægning. At sætte tid af til selve opgaveløsningen er en kæmpe hjælp for vores hjerner. Det giver:
- Bedre overblik.
- Ro i maven, fordi tiden af dedikeret.
- Bedre mulighed for at sige til og fra til andre opgaver og møder, fordi vi nu har et realistisk billede af, hvor meget eller lidt tid vi har til rådighed.
- Synlighed for omverdenen, der kan se, at vi udover møderne også har andre ting, der kræver vores tid og opmærksomhed.
Trin 4 Snyd hjernen hurtigt i gang
Selv med 16 års erfaring i at undervise i personlig effektivitet og planlægning kender jeg også til de krumspring, hjernen kan finde på for at undgå at gå i gang med en given opgave:
- ”Jeg er ikke lige i stødet til at skrive et nyhedsbrev nu.”
- ”Der er sikkert heller ikke så mange, der læser det, så det er ikke meget vigtigt”.
- ”Det er for tæt på frokost at gå i gang. Jeg når ikke noget på ½ time.”
- ”Indbakken er fyldt med mails, jeg bør svare på først.”
- ”Jeg kan heller ikke lige finde nogle gode billeder, der passer til.”
- ”I morgen er jeg helt sikkert klar til at skrive!”
Jeg skal selvfølgelig understrege, at det er blot er FIKTIVE eksempler. Sådan kunne jeg aldrig drømme om at tænke! Spøg til side – vi laver alle overspringshandlinger fra tid til anden.
Find ud af, hvad udskydelsesadfærden handler om, og brug den viden til at lægge en plan for at komme i gang:
- Er opgaven stor og uoverkommelig, skal den helt sikkert ned i mindre bidder.
- Er du usikker på, hvad den går ud på, eller hvad opgavestiller vil have, skal du straks have fat i vedkommende og stille spørgsmål, der kan konkretisere opgaven.
- Er den kedelig, træls el.lign., vil jeg opfordre dig til at være på vagt overfor, hvordan du tænker eller taler om opgaven. En opgave kan nemt ”tales helt ned under gulvtæppet”, og det eneste udbytte er, at den med sikkerhed bliver træls at løse!
- Brug uret! Mit yndlingstrick, når jeg ikke kan komme i gang, er at sætte uret. Nogle gange tager jeg et kvarter, andre gange lidt længere tid. Pointen er, at jeg lover mig selv, at jeg max. må bruge den afsatte tid på opgaven og ikke længere. Min hjerne hopper stort set på den hver gang, og jeg ender som regel med enten at blive færdig eller at udvide tiden, fordi jeg nu er kommet så godt i gang.
- Der findes et hav af gode strategier til at reducere udskydelsesadfærden og komme hurtigere i gang. Find ud af, hvad der virker for dig, og hav en lille vifte af strategier, du kan skifte imellem.
OBS!!! Nu hvor jeg prøvet at overbevise mig selv om, at der kun er få, der læser dette nyhedsbrev, vil jeg blive meget taknemmelig, hvis du vil honorere min indsats ved lige at skrive et par få linjer i kommentarfeltet. Ris & Ros: alt er velkomment!
Skriv også meget gerne, hvad der virker for dig.
Mange hilsener, Trine
Hej navnesøster!
Jeg tog mig tid til at læse dit nyhedsbrev – tak fordi du du tog dig tid til at skrive ???? kunne godt tænke mig hvis du skrev lidt om det høje arbejdspres de fleste oplever bl.a. pga. reduceringer – vi presser os ikke for vores arbejdsgivers skyld men for den kunde vi har i den anden ende – hvordan takler man det uden at gå ned med flaget? Jeg kan jo ikke spørge min kunde hvor lang tid det tager at løse opgaven – han vi bare ha den løst hurtigst muligt ????
For år tilbage var jeg inde i en periode med planlægning og sætte tid af til opgaver, ugentlig planlægning og overordnet månedsplanlægning. Hvad skulle jeg lave hvornår.
Det var så fedt, jeg havde overskud og tjek på tingene følte jeg. Så blev det ferie og jeg fik ikke planlagt ugen efter ferien – og så gik det hele i fisk.
Din artikel giver mig inspiration til at komme i gang igen – håber jeg -)
Kære Trine.
Tak for kæmpe inspiration og motivation!
Har læst nyhedsbrevet og fatter mod.
Har desuden lytter til din lydbog “hjælp til travle medarbejdere” MANGE gange i bilen på vej til og fra arbejde…et helt mantra.
Sikke en brøler at efterspørge jeres kommentarer og så glemme at slå kommentarfeltet til! Beklager, beklager, men nu virker det. Og tusind tak til alle jer, der har taget jer tid til at skrive direkte til mig på mail – jeg sætter stor pris på jeres feedback og glæder mig over, at nyhedsbrevet bliver læst, OG at I kan bruge aktivt i jeres hverdag.
Og til dig, der læser nyhedsbrevet nu: Skriv endelig! Alle kommentarer er meget velkomne.
Dbh, Trine
Hej Trine. Tak for meget relevant input – emnet er nu på listen over fremtidige emner!
Hej Conny
Det er jeg glad for at høre. Så det er bare med at komme op på hesten igen. Vi falder alle sammen af en gang imellem, men du har heldigvis masser af positive erfaringer med planlægning. Det er den vigtigste motivation til at komme i gang igen. Go’ fornøjelse:-)
Hej Louise
Dejligt at høre, du bruger bogen. Han har en fantastisk stemme, ikke?
Dbh, Trine
Helt enig i dine betragtninger og erfaringer. Og overspringshandlinger er ofte spild af tid.
Den dårlige samvittighed og alle spekulationerne trætter enormt.
Man bliver mindre træt af at udføre arbejdet og får tilmed god samvittighed.
At tage tid på arbejdet er en supergod handling og viser tydeligt, hvor dumt, man handler.
En skuffe ad gangen er også en god idé – og medfører ofte, at man lige tager et par ekstra skuffer med.
Giver ekstra glæde.
En anden idé kan være at udarbejde en liste over ventende opgaver – og så afsætte f.eks. et kvarter hver dag til at mindske listen.
Hej Trine
Tak for et relevant indlæg. Jeg ser nogle paralleller til Camilla Krings arbejde med livsnavigation. Hun kalder det ‘slug frøen’ (hvor frøen er en opgave, som giver lyst til overspringshandlinger).
Har I overvejet et samarbejde? Tror det kunne være en stærk konstellation!
Mvh. Camilla (ikke Kring, men en navnesøster :-))
Hej Camilla
Slug Frøen er titlen på en genial bog. Forfatteren hedder Brian Tracy. Bogen kan varmt anbefales.
Så vidt jeg ved, er Camilla Kring meget optaget af B-menneskers ret til at følge deres døgnrytme – hvorfor er samfundet primært indrettet efter A-mennesker. Spændende perspektiv.
Hej Winnie
En skuffe ad gangen er en super idé. De fleste af os kan godt overskue en skuffe ad gangen. Og inden længe har man fået ordnet mange skuffer. For man får nemlig energi af at kunne se fremdrift.
Et kvarter om dagen kunne også udvides derhjemme til at omfatte alle familiemedlemmer: Hvis alle ryddede op 15 min. pr. dag, kunne vi virkelig nå langt!
Dbh, Trine
Hej Trine,
Jeg følte mig lige inspireret til at læse dine råd om overspringshandlinger.
Tak, jeg er sikker på at jeg med fordel og lethed kan implementere nogle af dem i min daglige tidsnavigering. Og se bare, allerede nu er jeg fanget af en tidsrøver, nemlig at skrive en kommentar til dig… (Hmm…)
Jeg håber at jeg kan finde det rette spor fremover 🙂
Mvh
Mikael Rosenkilde
Uha, hvor lyder det bekendt 🙁
Det værste er at KOMME I GANG – for de fleste ting tager jo rent faktisk ikke så lang tid alligevel.
Men tak for nyhedsbrevene – det er godt at læse at andre har de samme problemer som én selv – og ind imellem kommer der da bestemt også gode råd til at løse det.
VH Helle
Hej Mikael
Tak, fordi du tog dig tid til at skrive – det var bestemt ikke en overspringshandling, men en meget venlig gestus:-)
Hej Helle
Du har helt ret – det er PRÆCIS det første skridt, der er svært. Derfor skal vi bruge tricks til at “snyde hjernen” til at tage dette skridt.
Dbh, Trine
Jeg var rigtig glad for at læse dit nyhedsbrev. Jeg vil prøve at efterleve det med at opdele opgaven og spørge ind til, hvad der forventes af mig.
Jeg er snart ved at komme til det tidspunkt, hvor arbejdslivet er ved at skulle slutte – om måske 1-11/2 år. Har du nogle fif til, hvordan man kommer fra en meget travl hverdag til “oceaner” af tid, hvor der ikke er de store forventninger til, at man skal noget?
Hilsen
Anne
Hej Trine
Tak for et rigtig godt nyhedsbrev.
Jeg tror at jeg over tid har benyttet samtlige af de beskrevne undskyldninger for at lave overspringshandlinger. 🙂
Jeg har efterhånden fundet ud af, at en forventningsafstemning hjælper meget – at spørge opgavestilleren (der somme tider er mig selv), hvad der forventes af løsningen. Ofte er deres forventning mindre end jeg tror, og dermed er opgaven mere overkommelig.
Tak for ideen med at bruge uret. Den skal jeg afprøve.
Spot on som altid.
Positive to do lister – hvor mange af øv opgaverne kan laves inden fredag – sjovt nok går der sport i at få det som har fyldt længe ryddet af vejen.
Hej Birgit
Tak for dit indlæg. Skal lige være helt sikker på, at jeg forstår listen:
Laver du en ugeliste med øv-opgaver, og så gælder det om at nå flest mulige inden fredag?
Dbh, Trine
Hej Erik
Mange tak for dit input omkring forventningsafstemning. Den er så vigtig, at emnet i sig selv kunne bære adskillige nyhedsbreve. Og det er en rigtig god strategi hurtigt at finde, præcist hvad forventningerne til os jer. Dermed undgår vi også, at opgaven begynder at vokse inde i hovedet.
Hej Anne
Interessant tema – fra arbejdsliv til pensionistliv. Når jeg kigger mig omkring både i nærmeste familie og i det mere perifere netværk, må jeg ganske overrasket konstatere, at pensionisterne nærmest har en travlere hverdag nu, hvor tiden og mulighederne er helt åbne! Jeg tror på, at netværk er en ganske vigtig del af at skabe en god overgang. Det være sig i idrætsforeningen, biografklubben, kunstforeningen eller hvad man nu interesserer sig for. Vi skal nok ikke underkende betydningen af fortsat at føle sig som del af et fællesskab, ligesom man har gjort på en arbejdsplads. Hvor travlt vi så hver især vil have, er ganske op til den enkeltes temperament:-)
Dbh, Trine