Vi sender over 100 mia. e-mails hver dag!
Det svarer til 1,1 mio. hvert sekund. Vi bruger rigtig meget tid i vores indbakke, og du kender sikkert alt til følelsen af at drukne i e-mails. Men hvis vi håndterer mails med lidt større omtanke, er der et kæmpe tidsbesparende potentiale.
Peter Diamandis, entreprenør, grundlægger af X Price Foundation og Singularity Universe foreslår disse 6 tips, der med garanti kan gøre din mailhåndtering effektiv og spare dig masser af tid:
Tip 1: Hold det under tre linjer
Hvis du ikke kan kommunikere dit budskab i de første par linjer, bør det ikke være en mail men i stedet et telefonopkald eller møde.
Tip 2: Gør emnefeltet a) unikt, b) meningsfuldt og c) let at søge efter
Emnefeltet er en af de vigtigste dele af mailen. Det skal vække opmærksomhed – ligesom en nyhedsoverskrift. Ellers drukner din e-mail nemt i en overfyldt indbakke.
Tip 3: Brug nem-at-læse formattering!
Font størrelse 9 = svært at læse = bliver nok ikke læst.
Brug størrelse 12 eller 14, og vælg en enkel font stil, fx sans serif eller arial.
Brug fed, linjeret og store bogstaver til DE VIGTIGE SPØRGSMÅL, VIGTIGE DATOER og andre VIGTIGE DETALJER.
Tip 4: Skriv, hvad du har brug for, i den første linje
Travle mennesker har brug for at kunne håndtere mailen første gang, de åbner den (Gør det nu-princippet). Så vær klar og tydelig allerede i første linje: Start med handlingen/forespørgslen, og uddyb herefter, hvis det er nødvendigt.
Vær så specifik som muligt! I stedet for: ”Kan du mødes en gang i næste uge?”, skriv: ”Kan du mødes onsdag den xx kl. xx?” Eller: ”Jeg har disse tre åbninger i næste uge: xxxxx. Hvad passer dig bedst?”
Denne strategi kan spare dig mange mails frem og tilbage.
Tip 5: Gør forespørgslen virkelig enkel – så det er svært for læseren at sige “nej”
Forespørgslen skal være så enkel, at læseren kan nøjes med at svare Ja eller Nej:
- Har du tid til en 10 minutters samtale?
- Vil du kigge vedhæftede igennem og skrive under?
Og husk, at e-mails ikke er en erstatning for et telefonopkald. E-mails skal være korte og faktuelle.
Tip 6: Hvis noget virkelig haster, så ring eller send en sms
Lad være med at sende e-mails med hasteopgaver. Ingen kan arbejde koncentreret og effektivt, hvis de skal tjekke deres indbakke hvert 5. minut!
Hvad mener du?
E-mails er en stor del af vores arbejdsdag. Hvad mener du om de 6 tips? Og hvad er dit bedste råd til effektiv mailhåndtering?
Mange hilsener, Trine
1. På min arbejdsplads skriver vi altid beskederne i emnefeltet på interne mails, hvis det er muligt, på den måde sparer vi en del museklik
2. Jeg skriver tit mails med samme ordlyd til kontakter, kunder og samarbejdspartnere, f.eks. ved afsendelse af kontrakter, så jeg har forfattet en del tekster i word, som bare kan kopieres over i mailen (måske findes der en tilsvarende skabelon-funktion i Outlook, – jeg ved det ikke men modtager gerne tips)
#Marianne – Benytter du en nyere version af Outlook er der faktisk præcis den funktion du efterlyser – nemlig en sæt-in funktion for hyppigt benyttede elementer.
Tag en tekst – ctrl c
åbn en ny mail
vælg fanebladet indsæt
vælg genvejelementer
vælg gem markering i galleri – ( her kan du navngive den som du vil)
ctrl v
nu har du gemt din tekst som et hurtigt genvejs element – som kan hente frem på samme måde…
Håber det lykkes 🙂
Hej Nikolaj
Tak for tippet!
Bh, Trine
Hej Marianne
Tak for dine gode input. Jeg bruger selv ‘signatur’ i Outlook – det er et genialt redskab og kan varmt anbefales. Bh, Trine