I sensommeren havde jeg fornøjelsen at besøge Kolding Kommunes By- og Udviklingsforvaltning. Medarbejdere fra flere afdelinger mødtes for at få værktøjer og fif til at styrke deres overblik, koncentration og effektivitet. Da vi fulgte op på kurset en måned senere, fik jeg denne mail fra Signe Beck, der var tovholder på kurset:
“Vi har også evalueret her i afdelingen. Vi har besluttet at fortsætte med at have fokustid en time hver dag efter at vi har opdaget fordelene ved at have sammenhængende tid uden så mange forstyrrelser. Vi har indrettet en fokusarbejdsplads i et andet lokale. Og vi er blevet bedre til at holde orden i indbakken og nedbryde vanskelige opgaver i mindre dele. Vi halter fortsat lidt efter med tidsrealistiske to-do lister… Så det er det næste lille skridt J“
Først og fremmest var jeg imponeret over deres målrettethed. Det er mange nye vaner, de har arbejdet videre med. Især blev jeg glad for at høre om deres positive erfaringer med fokustid. “Hvordan får jeg ro til at passe mit arbejde?”, er uden sammenligning det mest udfordrende og efterspurgte tema på kurser om effektivitet. Derfor tænkte jeg, at det ville være nyttigt for andre at høre mere om deres erfaringer med at skabe mere ro og koncentration. Så jeg bad Signe beskrive mere detaljeret, hvad de har gjort efter kurset:
Forsøg med fokustid i Kolding Kommunes Planafdeling
Medarbejderne i Planafdelingen har valgt deres ord med omhu. For dem havde “stilletid” en negativ, begrænsende effekt. I stedet bruger de “fokustid”, der giver dem mere positive og konstruktive associationer.
Formål
Formålet med at indføre fokustid er at have et tidspunkt på dagen, hvor man har mulighed for at disponere noget samlet tid til en opgave uden at opleve for mange forstyrrelser i storrumskontoret. Man kan sige, at det er et forsøg på et indføre fordelene ved enkeltmandskontorer i en begrænset tidsperiode hver dag.
Desuden giver det muligheden for at opøve den enkelte medarbejders evne til at koncentrere sig i længere sammenhængende perioder. Eller sagt med populær foredragsholderjargon: Man kan træne sin koncentrationsmuskel.
Indhold
Fokustid er en daglig periode på en times varighed mellem kl. 10 og kl. 11.
Hvad må fokustiden gerne bruges til
- Modtage eller foretage arbejdsrelaterede telefonsamtaler
- Tage imod personlige henvendelser fra kolleger fra andre afdelinger
Hvad skal vi forsøge at undgå i fokustiden
- Private samtaler
- Henvendelser til plankolleger, hvis det kan vente, og det kan det som regel.
- Lange samtaler med kolleger fra andre afdelinger. Gå et andet sted hen, hvis samtalen varer længere tid.
Yderligere tiltag
Vi undersøger fortsat muligheden for at indrette et fokusrum i biblioteket bag glasvæggen. I første omgang blot med eksisterende inventar + et par (frivillige) høreværn. Der skal fortsat kunne holdes spontane møder i den resterende del af biblioteket. Såfremt vi konstaterer, at vi bruger muligheden for en fokusarbejdsplads, vil vi fortsat ønske at undersøge muligheden for at gøre det til et permanent afskærmet fokusrum.
Telefoner
Vi skal blive bedre til at benytte muligheden for at omstille vores telefoner til afdelingens sekretær, når vi går til møde, så de ikke forstyrrer de andre i afdelingen. Ofte handler det blot om at fortælle, at vedkommende er til møde og kan træffes senere.
Vi kan også omstille til afdelingens sekretær i den daglige fokustid, så “sorterer” hun de henvendelser fra, som kan vente til kl. 11.
Vi kan også omstille til sekretæren på andre tidspunkter, hvor vi har et særligt begrundet behov for færre forstyrrelser. Men det må aldrig blive sådan, at vi er vanskelige at træffe.
Høretelefoner
De, som finder det givtigt for koncentrationen, må gerne benytte høretelefoner ved deres arbejdsbord – også udenfor tidsrummet 10-11.
Interne møder i storrumskontoret
Vi er enige om, at der som altovervejende hovedregel ikke holdes interne møder i storrumskontoret.
Seneste opdatering
Jeg ringede til Signe i midten af november for at høre, hvad seneste status på fokustid er: “Vi har talt om, at det er en udfordring at holde fast i den nye vane i dagligdagen. Vi er en meget snakkende afdeling, og vi glemmer ind i mellem, at vi ikke må tale, når der er fokustid. Derfor er vi nødt til løbende følge op. Heldigvis er det blevet nemmere og mere legalt at minde hinanden om, at der er fokustid.”, fortæller Signe og tilføjer, at hun har tænkt sig at tage fokustid og koncentration op på et afdelingsmøde, hvor de i fællesskab kan evaluere og tale om fremadrettet fastholdelse.
Hun fortæller også, at afdelingen har sagt ja til at deltage i et internt projekt om at skabe mere effektive møder. Blandt andet skal de have mere bevægelse ind i selve mødeafholdelsen, fordi det styrker effektiviteten. Desuden skal afdelingen teste forskellige mødetyper af for at afdække, hvad der virker effektivitetsfremmende.
Udbytte af fokustid?
“Vi har fået større opmærksomhed på, hvad der forstyrrer os, og på hvor vigtigt det er at kunne koncentrere sig i opgaveløsningen. Især mærker vi effekten ved de større opgaver. Nu planlægger vi bevidst at løse de koncentrationskrævende opgaver i fokustiden i stedet for at udskyde dem til et tidspunkt, hvor vi “får” mere tid. Så fokustiden hjælper til at få gang i de større vanskelige opgaver og til at få dem gjort færdige.”, slutter Signe fra Kolding Kommunes Planafdeling.
Færre afbrydelser og mere koncentration?
Færre afbrydelser og tid til koncentration kommer ikke af sig selv. Det kræver opmærksomhed og ændring af vaner:
- Hvad kunne hjælpe dig til større fokus og koncentration i dagligdagen?
- Hvad kan lade sig gøre på din arbejdsplads?
- Hvem skal du tale med for at sætte det i gang?
- Er der en enkelt lille ting, du allerede kunne indføre i morgen?
Mange hilsener, Trine