Hjernen har utrolige og mangeartede anvendelsesmuligheder, men at bruge den som opbevaringsfunktion for alle de ting, vi skal huske, er både uhensigtsmæssigt og ineffektivt. Der er nemlig grænser for, hvor mange ting vi kan huske nu og her. Korttidshukommelsen rummer netop det, der sker nu og her, og denne del af hukommelsen har begrænsning på ca. 5-9 enheder eller informationer. Men den har også en tidsmæssig begrænsning i den forstand, at hvis vi ikke fastholder opmærksomheden på det, vi er i færd med at behandle, så forsvinder det ud af korttidshukommelsen efter ganske kort tid (Psykologiens vejeaf Ole Schultz Larsen).
Derfor er det groft sagt spild af god lager- og hjernekapacitet at bruge hjernen som opmagasinering for alle de ting og opgaver, vi skal huske at gøre. Brug den i stedet på en optimal udførelse af opgaven og kvalitetssikring. Sørg for at have nogle få og gode indsamlingsredskaber til at indsamle og fastholde alle dine projekter, opgaver og informationer.
Her er 7 tips til at komme godt i gang
1) Ryd op
Undgå for mange bunker og huskesedler rundt omkring. Uoverskuelighed og manglende overblik forlænger beslutningsprocesser og selve udførelsestiden for opgaverne.
2) Definér og minimér antallet af indsamlingssteder
Indsamlingssteder er alle de steder, du modtager information fra, eller hvor du skriver ned. Hvilke er mest relevant for dig?:
- Indbakke/ e-mails
- Kalender (elektronisk)
- Opgaveliste (elektronisk)
- Huske-lister
- Blokke
- Elektroniske noter
- Indtalte notater (voicemail, diktafon, memo-funktion på mobiltlf.)
- Andre steder?
3) Skriv ned
Skriv informationer ned i stedet for at gemme dem i hovedet. Korttidshukommelsen er netop kort.
4) Når du er på farten
Brug en fast notesblok, kalender, smartphone el.lign. Find ét sted, hvor du kan indsamle/skrive informationer ned, så du har dem samlet og dermed undgår at bruge tid på at skulle finde dem igen, når du kommer tilbage til kontoret. Du kan også bruge en app til at tage billeder af noter, illustrationer, whiteboards og flipovers til møder. Fx kan app’en CS scanner tilrette billedet, optimere kvaliteten og omdanne billedet til en pdf.
5) Indfør rutiner
Sørg for at have nogle gode rutiner om at håndtere alle de ting (informationer, projekter og opgaver), du indsamler, og få dem over i relevante systemer. De ting, der kræver handling, skal over i et tilhørende system, så du rent faktisk også får gjort det. F.eks. ved at skrive opgaven ind i ”Opgaveliste”, sætte den direkte ind i kalenderen eller arkivere mailen i en opgave-folder (”Skriv til”, ”Følg op” el.lign.)
6) Tøm indsamlingsstederne regelmæssigt
Afsæt tid til at håndtere de indsamlede informationer og opgaver i løbet af dagen.
7) Fjern alarmer og notifikationer
Slå alarmer og notifikationer om nye e-mails og andre beskeder fra. Igen, der er ingen grund til at lade sig styre af alt for mange afbrydelser. Fjern dem, du selv er herre over.
God fornøjelse med at bruge hovedet ordentligt!
Bedste hilsener, Trine